Wie erkennt man, wo sich KI im eigenen Betrieb rechnet?

Die Rechnung: Minuten mal Häufigkeit mal Stundensatz

Ob sich Künstliche Intelligenz in einem Ablauf rechnet, lässt sich nicht im Bauch entscheiden. Es lässt sich ausrechnen, und zwar mit einer Methode, die jeder Geschäftsführer nachvollziehen kann.

Für jeden Ablauf, der regelmäßig anfällt, braucht es drei Zahlen. Wie lange dauert ein Vorgang? Wie oft kommt er vor, am Tag, in der Woche, im Monat? Und was kostet eine Arbeitsstunde aus Sicht des Arbeitgebers, also Lohn plus Nebenkosten? Multipliziert man die drei Zahlen und rechnet auf das Jahr hoch, sieht man, was der Ablauf den Betrieb heute kostet.

Die Minuten kommen nicht vom Schreibtisch des Chefs. Sie kommen von den Mitarbeitern, die den Ablauf täglich machen. Deshalb führen wir im KI-Audit Gespräche mit den Leuten, die die Arbeit tun. Wie viele das sind, hängt von der Größe des Betriebs ab. Mal sind es fünf Gespräche, mal zwanzig und mehr. Größere Betriebe nehmen wir Abteilung für Abteilung vor. Wer eine Zahl nennt, nennt oft eine Spanne. Wir rechnen mit der unteren Grenze, damit das Ergebnis eher zu vorsichtig ist als zu schön.

Ein Rechenbeispiel aus einem Audit

In einem Tiefbau-Unternehmen mit mehreren Abteilungen in der Verwaltung hat eine Mitarbeiterin jeden Tag Auftragslisten aus dem Portal eines großen Auftraggebers heruntergeladen, in Excel aufbereitet, abgelegt und in ein weiteres Programm übertragen. Ihre eigene Angabe: eineinhalb bis zwei Stunden pro Tag.

Rechenschritt	Wert
Zeit pro Arbeitstag (Untergrenze)	1,5 Stunden
Arbeitstage pro Monat	21
Stunden pro Monat	31,5
Stunden pro Jahr	378
Kosten pro Jahr bei 30 Euro Arbeitgeber-Stundensatz	11.340 Euro

Das ist ein einziger Ablauf bei einer einzigen Person. Wenn eine Automatisierung den Aufwand schätzungsweise halbiert, werden rund 190 Stunden im Jahr frei, gut 5.600 Euro Arbeitszeit, die für andere Aufgaben zur Verfügung steht. Die Mitarbeiterin hatte die Arbeit nach eigener Aussage zuletzt nur noch ab und zu gemacht, weil sie ihr zu viel Zeit am Tag raubte. Auch das gehört zur Rechnung: Was liegen bleibt, kostet an anderer Stelle.

Die unscheinbaren Zeitfresser sind oft die größten

Im selben Audit fanden wir in der Buchhaltung eine Reihe kleiner Handgriffe, die einzeln niemand als Problem sehen würde:

• Kontostände erfassen: 5 bis 7 Minuten täglich
• Postfächer durchsehen und Rechnungen einsortieren: rund 15 Minuten täglich
• Kostenstellen für jede Stempelung nachtragen: rund 30 Minuten täglich
• Belege den Sammelzahlungen zuordnen: 10 bis 30 Minuten täglich
• das digitale Postfach abarbeiten: rund 10 Minuten täglich

Zusammen sind das rund 24 Stunden im Monat, knapp 290 Stunden im Jahr. Bei 30 Euro Stundensatz entspricht das etwa 8.600 Euro Arbeitszeit pro Jahr, verteilt auf Aufgaben von jeweils wenigen Minuten.

Solche Posten finden wir in fast jedem Betrieb. Werte aus E-Mails in mehrere Programme übertragen, dieselbe Information in zwei Listen pflegen, Zahlen von einer Tabelle in die nächste kopieren. Hier zwei Minuten, da drei Minuten. Im Alltag nimmt man das nicht wahr, in der Jahresrechnung schon. Bei der Dreyer Service GmbH etwa lief die Planung in Excel und von Hand, Übergaben zwischen Systemen banden Zeit im Innendienst. Heute sind dort Automatisierungen aus dem Umsetzungsplan in Betrieb und im Ausbau.

Was nach großem Hebel aussieht und sich nicht rechnet

Manches klingt nach viel Ersparnis und hält der Rechnung nicht stand. Ein Beispiel aus unserem eigenen Geschäft: KI-Telefonagenten für die reine Kaltakquise, also Neukunden anrufen und Termine vereinbaren. Wir setzen Telefonagenten auch für ausgehende Anrufe ein, aber für die reine Neukundenakquise empfehlen wir sie selten. Viele Angerufene sind von automatischen Anrufen selbst genervt und legen auf, bevor das Gespräch beginnt.

Ganz anders bei eingehenden Anrufen. Beim P&M Lohnsteuerhilfeverein überlasteten saisonale Anrufspitzen und wiederkehrende Mitgliederanfragen das Team. Dort nimmt der KI-Telefonagent seit Anfang 2026 im laufenden Betrieb Mitgliederanrufe an.

Wichtig ist auch die Reihenfolge. Zuerst rechnen wir die Abläufe durch, die es heute gibt. Erst im zweiten Schritt schauen wir, was der Betrieb bisher gar nicht macht, aber sinnvoll wäre. Neue Möglichkeiten sind verlockend, die belastbare Rechnung entsteht aber bei dem, was heute schon Zeit kostet.

Aufwand und Risiko gehören mit auf den Zettel

Die Zeitrechnung allein reicht nicht für eine Entscheidung. Daneben stehen zwei weitere Fragen. Der Aufwand: Wie lange dauert es, die Lösung einzurichten, technisch und im Alltag? Und das Risiko: Was bedeutet die Umstellung für den Betrieb, wenn etwas schiefgeht?

Ein Fall, den wir in mehreren Betrieben gesehen haben: Das zentrale Datensystem ist seit Jahren eine Excel-Liste. Diese Daten in eine saubere Umgebung zu bringen, rechnet sich fast immer. Aber niemand darf von heute auf morgen vor einem neuen Programm stehen, das keiner bedienen kann. Deshalb planen wir solche Umstellungen in Etappen. Eine Zeit lang laufen alte Liste und neues System parallel und gleichen sich automatisch ab. Die Abteilungen lernen den neuen Weg nacheinander. Erst wenn alle damit arbeiten, wird die alte Liste abgeschaltet.

Manches lassen wir deshalb bewusst weg, obwohl es sich rechnen würde: wenn das Risiko für den laufenden Betrieb größer ist als der Gewinn, oder wenn erst die Datengrundlage stimmen muss. Wo Sie mit dieser Bewertung anfangen, beschreibt der Ratgeber KI im Betrieb einführen: Wo fängt man an, wenn keine Zeit ist?.

Für wen das nicht passt

Die Rechnung braucht wiederkehrende Abläufe. Wer fast nur Einzelaufträge hat, die jedes Mal anders laufen, wird mit dieser Methode wenig finden. Auch wenn ein Betrieb schon weiß, welcher Ablauf das Problem ist, und nur jemanden für die Umsetzung sucht, ist eine vollständige Prozessanalyse oft mehr als nötig. Dann reicht ein Gespräch über genau diesen einen Ablauf.