ChatGPT, Make oder n8n selbst einrichten oder einen Partner holen?

Was Betriebe selbst ausprobieren

Wer zu uns kommt, hat meist schon etwas probiert. Von rund 30 Betrieben, mit denen wir 2025 und 2026 über KI gesprochen haben, hatten mindestens zehn vorher einen eigenen Versuch gestartet. Das ist kein schlechtes Zeichen. Es zeigt, dass der Bedarf echt ist und dass Künstliche Intelligenz im Betrieb längst angekommen ist, nur eben auf eigene Faust.

Die Versuche ähneln sich. Die meisten Firmen arbeiten mit Microsoft 365, also liegt Power Automate nahe, das Automatisierungsprogramm, das in vielen Microsoft-Lizenzen schon steckt. Andere haben ein Abo bei Make oder n8n abgeschlossen, zwei Programme, mit denen man Programme ohne Programmierkenntnisse verbinden kann. Und fast überall wird ChatGPT genutzt, allerdings selten mit einem Plan dahinter.

Damit sind sie nicht allein. Laut ifo-Konjunkturumfrage entwickeln 18,7 Prozent der Unternehmen, die KI nutzen, ihre Lösungen selbst (Juni 2026).

Woran Eigenversuche scheitern

Die Technik ist selten das Problem. Einen Ablauf in Make zusammenzuklicken, schafft ein interessierter Mitarbeiter an einem Nachmittag. Das Problem kommt drei Wochen später.

Automatische Abläufe brechen ab, und zwar meist leise. Ein Programm meldet einen Fehler, eine Anmeldung läuft ab, ein Zugangsschlüssel zu einem KI-Modell (der sogenannte API-Key) wird ungültig. Der Ablauf steht still, und niemand merkt es, bis ein Kunde nachfragt, wo seine Bestätigung bleibt. In vielen Eigenbauten, die wir gesehen haben, war genau das passiert: Sie liefen nicht zuverlässig, weil sich niemand laufend darum gekümmert hat.

Bei ChatGPT ist es ähnlich, nur unübersichtlicher. Jeder arbeitet mit seinem privaten Konto weiter, niemand hat entschieden, ob es ein Firmenkonto geben soll und wer es verteilt. Für den Chef ist am Ende nicht mehr zu sagen, wer was nutzt, wer sich kümmert und wer das Ganze betreut.

Der gemeinsame Nenner ist fehlende Beständigkeit. Es war keine Zeit da, sich dauerhaft zu kümmern. Das ist kein Vorwurf an die Mitarbeiter. Die Pflege einer Automatisierung ist eine eigene Aufgabe, und in kleinen Betrieben hat sie keiner in der Stellenbeschreibung.

Wann Sie ruhig selbst bauen sollten

Es gibt Abläufe, für die Sie keinen Dienstleister brauchen. Wenn es nur darum geht, Dokumente regelmäßig von A nach B zu schieben, eine Benachrichtigung zu verschicken, wenn eine Datei ankommt, oder Formulareingaben in eine Liste zu schreiben, schafft das ein geschickter Mitarbeiter mit Power Automate oder Make. Dafür müssen Sie kein KI-Audit beauftragen, und das sagen wir auch so.

Selbstbauen passt, wenn drei Dinge zutreffen:

• Der Ablauf betrifft ein oder zwei Programme, nicht fünf.
• Es sind keine Kundendaten oder Gesundheitsdaten im Spiel, oder der Datenschutz ist sauber geklärt.
• Es gibt eine Person, die den Ablauf dauerhaft im Blick behält und Zeit dafür hat.

Fehlt einer dieser Punkte, wird es kritisch. Und wenn aus einem Ablauf fünf werden, die aufeinander aufbauen, lohnt sich der Blick von außen. Dann geht es nicht mehr um ein einzelnes Programm, sondern um die Frage, wie die Abläufe im Betrieb zusammenhängen. Genau das klärt eine KI-Potenzialanalyse vor Ort.

Der teuerste Fehler: Datenschutz und fehlende Sicherungen

Der teuerste Fehler bei Eigenbauten ist fast immer der Datenschutz. Er tritt in den Hintergrund, weil der Ablauf ja funktioniert. Typisch sind Kundenmails, Angebote oder Personaldaten, die in private KI-Konten kopiert werden. Wo diese Daten danach liegen und wer sie löschen kann, weiß niemand.

Dazu kommen Sicherungen, die man kennen muss, damit ein Ablauf auf Dauer sicher läuft. Wer KI-Modelle über einen Zugangsschlüssel anbindet, sollte für diesen Schlüssel immer ein Ausgabenlimit festlegen. Sonst kann ein fehlerhafter Ablauf über Nacht ein Vielfaches des geplanten Budgets verbrauchen. Die Schlüssel sollten außerdem regelmäßig erneuert werden und nicht in einer Datei liegen, auf die jeder Zugriff hat. Das sind keine exotischen Anforderungen. Sie fallen nur niemandem ein, der zum ersten Mal eine Automatisierung baut.

Was mit Ihrem Eigenbau passiert, wenn Sie einen Partner holen

Was Sie schon gebaut haben, werfen wir nicht pauschal weg. Wir sehen uns an, ob es sauber läuft. Dann gibt es drei Möglichkeiten: Wir arbeiten damit weiter, wir verbessern es an den Stellen, an denen es hakt, oder wir bauen es neu, weil es so nicht funktionieren kann. Welche davon passt, hängt vom Ist-Stand ab und davon, was der Ablauf am Ende leisten soll.

Oft ist ein Eigenbau sogar hilfreich. Er zeigt, wo der Betrieb selbst den größten Druck spürt, und die Mitarbeiter haben sich schon mit dem Thema beschäftigt. Wie wir solche Lösungen an Ihre bestehenden Programme anbinden und im Betrieb halten, steht auf der Seite KI-Integration.

Für wen das nicht passt

Wenn Sie einen technisch versierten Mitarbeiter haben, der Zeit für die Pflege bekommt, und es um wenige, einfache Abläufe ohne sensible Daten geht, brauchen Sie keinen Partner. Investieren Sie dann lieber in eine gute Schulung und klare Regeln für den Umgang mit KI.

Auch wer grundsätzlich alles selbst in der Hand behalten will und bereit ist, dafür dauerhaft Arbeitszeit einzuplanen, ist mit einem Eigenbau richtig. Ein Partner lohnt sich dort, wo die Zeit fehlt oder wo ein Ausfall den Betrieb wirklich trifft.