KI im Betrieb einführen: Wo fängt man an, wenn keine Zeit ist?

Die erste Frage ist nicht, welche Software Sie brauchen

Viele Geschäftsführer rufen uns mit einem Satz an: „Wir müssten mal was mit KI machen, aber ich habe keine Zeit.“ Das ist ein guter Ausgangspunkt, denn er ist ehrlich. Bevor es um ein Programm geht, stellen wir drei Fragen.

Erstens: Wie ist der Stand heute? Gibt es in der Geschäftsführung oder bei den Mitarbeitern schon Berührungspunkte mit Künstlicher Intelligenz? Hat jemand etwas ausprobiert, und was ist daraus geworden?

Zweitens: Wo sehen Sie selbst, dass etwas besser laufen könnte, und warum ist dort bisher nichts passiert? Die Antwort auf das Warum ist oft wichtiger als die Idee selbst.

Drittens: Was ist das Ziel? Wollen Sie mit denselben Leuten mehr schaffen, oder dieselbe Arbeit in weniger Zeit erledigen? Beides ist legitim, aber es führt zu unterschiedlichen ersten Schritten.

Mit diesen drei Antworten lässt sich viel genauer sagen, wo Sie anfangen sollten, als mit jeder Liste der besten KI-Programme. Dass genau dieser Schritt fehlt, zeigen auch die Zahlen: 57 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten nutzen inzwischen KI, aber 59 Prozent sagen, sie schöpfen das Potenzial überhaupt nicht aus (Bitkom, September 2026).

Was der Chef vermutet und was sich im Audit zeigt

Fast jeder Geschäftsführer bringt ins Erstgespräch zwei, drei Ideen mit. Die Telefonzentrale entlasten, Angebote schneller schreiben, Anfragen automatisch beantworten. Diese Ideen sind nicht falsch. In unseren Audits zeigt sich aber regelmäßig, dass die größeren Zeitfresser woanders liegen: in der täglichen Arbeit mit Dokumenten und Excel-Listen, in Zahlen, die von einem Programm ins andere übertragen werden, in Listen, die nur eine Person wirklich versteht.

Ein Beispiel aus unseren Referenzen: Bei der Dreyer Service GmbH lief die Planung der Warnsysteme für Gleisbaustellen in Excel und von Hand, Übergaben zwischen Systemen banden Zeit im Innendienst. Bevor dort irgendetwas automatisch laufen konnte, mussten die Daten an einem Ort sauber vorliegen.

Das ist der Punkt, den viele überspringen. Automatisierung und KI brauchen eine saubere Datengrundlage. Liegt die nicht vor, baut man eine schnelle Lösung auf einem wackligen Fundament, und sie bricht beim ersten Sonderfall. Der erste Schritt ist deshalb oft unspektakulär: Daten aus verstreuten Listen an einen festen Ort bringen. Erst dann lohnt sich die Frage, was eine KI damit tun soll.

Womit Sie anfangen: wenig Aufwand, große Wirkung

Im KI-Audit bewerten wir jeden Befund auf zwei Achsen. Die eine ist der Aufwand: Wie lange dauert es, den Ablauf umzustellen, technisch und im Alltag der Mitarbeiter? Die andere ist die Wirkung: Wie viel Zeit, Ärger oder Fehler spart das im Betrieb?

Legt man beide nebeneinander, ergibt sich eine einfache Reihenfolge. Zuerst kommen die Abläufe, die schnell umzusetzen sind und trotzdem viel bringen. Die großen Umbauten folgen später, wenn die ersten Erfolge da sind und die Mitarbeiter wissen, wie sich die neue Arbeitsweise anfühlt.

Eine Frage entscheidet dabei oft über den Aufwand: Kann man an vorhandene Daten direkt andocken, etwa an Ihr Warenwirtschafts- oder Abrechnungsprogramm? Dann ist der Aufwand klein. Muss erst aufgeräumt werden, kommt dieser Schritt davor.

Wie das in der Praxis aussieht, zeigt das Kardiologicum Neusäß. Dort war Fachwissen im Haus, aber keine Zeit für Sichtbarkeit. Heute entstehen aus einem Gespräch Beiträge für alle Kanäle, geprüft vor jeder Veröffentlichung. Rund ein Arbeitstag pro Woche ist damit zurückgewonnen. Ein klar umrissener Ablauf, schnell spürbar, ohne das ganze Haus umzubauen.

Wer genauer wissen will, wie man den Wert eines Ablaufs ausrechnet, findet das im Ratgeber Wie erkennt man, wo sich KI im eigenen Betrieb rechnet?.

Der häufigste Fehler: die Software kommt, die Mitarbeiter nicht

In fast jedem Betrieb, den wir uns ansehen, nutzen Mitarbeiter schon KI, allerdings privat. Man spricht von Schatten-KI: das eigene ChatGPT-Konto auf dem Handy, mit dem Kundenmails umformuliert werden. Das ist kein Einzelfall. Nur 26 Prozent der Unternehmen stellen ihren Beschäftigten offiziell einen KI-Zugang bereit, nur 23 Prozent haben Regeln dafür (Bitkom, Oktober 2025).

Noch größer ist meist das Thema Excel. Listen, die nur auf einem Rechner liegen. Zahlen, die jemand jeden Montag von Hand einträgt. Kopieren und Einfügen zwischen drei Programmen. Das kostet jeden Tag Zeit, und kaum jemand bemerkt es, weil es schon immer so war.

Der eigentliche Fehler beim Anfangen ist aber ein anderer. Viele wissen inzwischen, dass man Abläufe mit Programmen wie Make automatisieren oder einen Dienstleister dafür holen kann. Was vergessen wird: Die Mitarbeiter müssen lernen, mit der neuen Lösung zu arbeiten. Wenn niemand zeigt, wie der neue Weg geht, arbeiten alle nach drei Wochen wieder in ihrer alten Liste. Deshalb gehört zu jeder Einführung eine Schulung im Betrieb, Abteilung für Abteilung.

Wie viel Zeit Sie als Geschäftsführer einplanen müssen

Zeitmangel ist der häufigste Grund, warum Betriebe bei KI nicht anfangen. In einer Erhebung der Bundesnetzagentur nannten ihn 66 Prozent der befragten Unternehmen (2024/25). Die ehrliche Antwort auf die Frage nach Ihrer Zeit lautet: Sie hängt davon ab, wie viel umgesetzt wird.

Was wir vorher festlegen, ist aber unabhängig vom Umfang. Für jede Umsetzung gibt es im Betrieb feste Ansprechpartner: Wer kennt den Ablauf, wer gibt fachlich frei, wer testet. So muss der Geschäftsführer nicht jeden Tag in Abstimmungen sitzen. Die Stunden, die er pro Woche selbst investiert, lassen sich an einer Hand abzählen. Er entscheidet, die Fachleute im Betrieb arbeiten mit.

Für wen das nicht passt

Ein Audit ist nicht immer der richtige Anfang. Wenn Sie nur einen einzelnen, einfachen Ablauf automatisieren wollen, etwa Dokumente regelmäßig von einem Ordner in einen anderen schieben, können Sie das oft selbst. Wann sich Selbstbauen lohnt und wann nicht, steht im Ratgeber ChatGPT, Make oder n8n selbst einrichten oder einen Partner holen?.

Auch wenn im Betrieb kaum wiederkehrende Abläufe existieren, etwa bei sehr kleinen Teams mit lauter Einzelaufträgen, bringt eine Prozessanalyse wenig. Und wer erwartet, dass eine Software alles regelt, ohne dass sich an der Arbeitsweise etwas ändert, wird mit keiner Lösung glücklich, auch nicht mit unserer.